電話會(huì)議是目前企業(yè)使用頻率最高的溝通手段，大量的企業(yè)使用電話會(huì)議，特別是一些大型企業(yè)，選擇自建電話會(huì)議系統(tǒng)。目前電話會(huì)議的運(yùn)營平臺有很多，為什么一些大型企業(yè)還要自建電話會(huì)議平臺呢？自建電話會(huì)議到底需要哪些設(shè)備和準(zhǔn)備工作呢？ 電話會(huì)議運(yùn)營商通過建設(shè)電話會(huì)議平臺，并把這個(gè)平臺共享分租給不同的企業(yè)，由大量的企業(yè)共享平臺，為這些企業(yè)用戶提供電話會(huì)議服務(wù)。
企業(yè)電話會(huì)議的困境
在使用電話會(huì)議運(yùn)營平臺時(shí)，企業(yè)可以會(huì)遇到以下幾個(gè)情況。
電話會(huì)議使用費(fèi)用非常高
特別是大型企業(yè)，由于人員眾多，地域和業(yè)務(wù)分布廣，電話會(huì)議需求量大。
語音質(zhì)量非常差
電話會(huì)議運(yùn)營平臺是一套電話會(huì)議設(shè)備共享給多家公司使用，電話會(huì)議時(shí)刻處于滿負(fù)荷運(yùn)營，對電話會(huì)議的語音處理能力有極高的要求。
同時(shí)，電話會(huì)議運(yùn)營商為了追求更高的利潤，使用IP電話線路，其語音質(zhì)量極度依賴于網(wǎng)絡(luò)帶寬和網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。
安全性沒保障
電話會(huì)議運(yùn)營平臺的設(shè)備歸屬是電話會(huì)議運(yùn)營商，所有數(shù)據(jù)和信息在運(yùn)營商機(jī)房保存。而這些信息可能包含著企業(yè)的重要機(jī)密。包括電話會(huì)議的錄音文件、參會(huì)人員的電話信息等。
業(yè)務(wù)能力單一
電話會(huì)議運(yùn)營平臺因?yàn)橐疹櫛姸嗟挠脩舻氖褂昧?xí)慣，所以在電話會(huì)議功能點(diǎn)上力求能符合大多數(shù)企業(yè)的使用習(xí)慣，企業(yè)如果對電話會(huì)議業(yè)務(wù)流程有特殊需求是無法滿足的，或者只能自行開發(fā)實(shí)現(xiàn)。
看到這里可能有人要問了，電話會(huì)議運(yùn)營平臺只須要充值話費(fèi)就可以開通，不須要設(shè)備部署，很方便。而自己部署電話會(huì)議設(shè)備要一次性投入很大的設(shè)備購買費(fèi)用，會(huì)不會(huì)很高。 實(shí)際上今天的電話會(huì)議設(shè)備已經(jīng)與以往的電話會(huì)議設(shè)備有很大不同，早期的電話會(huì)議設(shè)備確實(shí)價(jià)格很高，隨便一臺設(shè)備幾百萬的投入是很正常的，所以很多企業(yè)只能使用電話會(huì)議運(yùn)營平臺，電話會(huì)議的設(shè)備投入費(fèi)用由電話會(huì)議運(yùn)營商承擔(dān)。
這是因?yàn)樵缙诘恼Z音處理需要專業(yè)的DSP語音處理芯片，而這些專業(yè)的語音處理芯片造價(jià)非常高，如果要處理大并發(fā)的電話會(huì)議，需要很多這樣的專業(yè)的語音處理芯片。而伴隨著電腦CPU技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)在隨便一個(gè)CPU都已經(jīng)可以達(dá)到2-3G的主頻，4-8個(gè)的核心同時(shí)工作，而造價(jià)只需要幾千元。甚至我們的手機(jī)都已經(jīng)具備這樣的處理能力。新型的電話會(huì)議設(shè)備可以完全依賴于低成本的CPU計(jì)算資源實(shí)現(xiàn)，部署和實(shí)施成本也極大的降低。很多大型企業(yè)甚至只須要投入平時(shí)使用電話會(huì)議運(yùn)營的費(fèi)用的十分之一。
以名科多方電話會(huì)議系統(tǒng)為例，只須將電話會(huì)議系統(tǒng)軟件部署在專業(yè)的服務(wù)器上，甚至可以實(shí)現(xiàn)虛擬化部署，云平臺部署，無需投入硬件資源就可以完成部署。同時(shí)名科多方電話會(huì)議系統(tǒng)整體打包了基于Linux的操作系統(tǒng)平臺，基于MYSQL的數(shù)據(jù)庫平臺，用戶無需投入額外的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫支撐。
為什么一些大型企業(yè)都有自建的電話會(huì)議系統(tǒng)呢？主要有以下幾個(gè)因素，讓自建電話會(huì)議系統(tǒng)平臺對企業(yè)用戶有著足夠的吸引力。
部署成本的下降
如上所述，目前的電話會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)不同于十年前的電話會(huì)議系統(tǒng)，可以說是完全基于軟件的架構(gòu)，部署成本幾何級下降。同時(shí)，隨著CPU的性能的提升，電話會(huì)議系統(tǒng)的處理能力也得到了極大的提升。像名科的電話會(huì)議系統(tǒng)，2G、4核心的CPU可以處理1000路并發(fā)的電話會(huì)議混音（當(dāng)然，這不是所有電話會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備商都可以做到的）
部署簡化免于維護(hù)
目前的電話會(huì)議設(shè)備具備良好的協(xié)議互通性，在準(zhǔn)備工作完善的前提下，可以在一天內(nèi)完成部署。而出色的穩(wěn)定性和基于用戶的設(shè)計(jì)使用邏輯，讓整個(gè)系統(tǒng)幾乎免于維護(hù)。
整合現(xiàn)有通信資源
一些大型企業(yè)都有完備的內(nèi)部通信系統(tǒng)，早年間投入百萬乃至千萬，部署了像AVAYA、思科、華為這樣的語音通信系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了一整套完善的內(nèi)部通信應(yīng)用。使用運(yùn)營平臺的電話會(huì)議將徹底拋棄現(xiàn)有的語音通信網(wǎng)絡(luò)資源，然而，一個(gè)企業(yè)幾乎80%的電話會(huì)議實(shí)際上是內(nèi)部人員之間召開的電話會(huì)議。讓本可以免費(fèi)召開的電話會(huì)議，每年額外付出幾百萬的電話會(huì)議通信費(fèi)。
個(gè)性化的電話會(huì)議業(yè)務(wù)定制
由于自建部署的電話會(huì)議系統(tǒng)所有權(quán)是企業(yè)主體，一套設(shè)備只服務(wù)于一家企業(yè)，可以通過靈活的電話會(huì)議功能組合，實(shí)現(xiàn)更符合企業(yè)使用習(xí)慣的電話會(huì)議功能。而這些功能都只須要在電話會(huì)議系統(tǒng)的后臺進(jìn)行配置。比如個(gè)性化的語音提示、更私密的會(huì)議模式、更靈活的入會(huì)參會(huì)模式等等。
更高的安全性
自建電話會(huì)議系統(tǒng)完全由企業(yè)自主控制，無論會(huì)議錄音信息和參會(huì)人員信息都在企業(yè)整體信息安全框架下進(jìn)行監(jiān)管。對于一些需要極高安全保密措施的會(huì)議，還可以設(shè)置更高安全級別的參會(huì)方式。確保企業(yè)信息安全。
獨(dú)有線路資源
自建電話會(huì)議系統(tǒng)獨(dú)有電話線路資源，與電話會(huì)議運(yùn)營平臺共享線路資源不同，企業(yè)根據(jù)自身電話會(huì)議使用量配置線路資源，確保線路可靠性更高。
什么樣的企業(yè)適合自建電話會(huì)議平臺呢？
大型跨國、跨區(qū)域經(jīng)營企業(yè)
對電話會(huì)議使用需求較高的企業(yè)
電話會(huì)議安全性要求較高的企業(yè)
對電話會(huì)議業(yè)務(wù)和質(zhì)量要求較高的企業(yè)
具備完善IT信息化，語音通信網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)
如果你所在的企業(yè)符合以上幾個(gè)需求的話，考慮自建電話會(huì)議平臺可能會(huì)讓你感受到前所未有的便利，并且可以以極短的時(shí)間和極低的投入完成部署，針對大多數(shù)大型企業(yè)，甚至在部署3-6個(gè)月內(nèi)收回電話會(huì)議平臺的投資成本。
電話會(huì)議運(yùn)營平臺和自建平臺沖突嗎？
其實(shí)這個(gè)問題可能只會(huì)在中國出現(xiàn)，由于中國的特殊國情，在大多數(shù)企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中跳過了電話會(huì)議階段，直接部署了視頻會(huì)議，然后在一些務(wù)實(shí)的企業(yè)中慢慢發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，并不是所有場景都需要使用視頻會(huì)議，冗長的會(huì)議預(yù)定流程，無望的會(huì)議室排期，反而讓企業(yè)的溝通效率下降，這時(shí)你可能只須要幾分鐘即可完成的電話會(huì)議就可以解決問題。于是運(yùn)營的電話會(huì)議平臺成了這種溝通的補(bǔ)充，但隨著近年溝通的需求增長，一些大型企業(yè)發(fā)現(xiàn)，他們花在電話會(huì)議上的費(fèi)用正逐年擴(kuò)大。
與此同時(shí)，一個(gè)有意思的現(xiàn)象。在電話會(huì)議應(yīng)用最成熟的美國，我們發(fā)現(xiàn)一些大型的全球500強(qiáng)公司，不但有著自己獨(dú)立部署的電話會(huì)議平臺，同時(shí)與在使用運(yùn)營平臺的電話會(huì)議。這是為什么呢？ 其實(shí)這是一種非常務(wù)實(shí)與優(yōu)異的電話會(huì)議使用組合方式，大型的跨國公司早已意識到了這一點(diǎn)，一般企業(yè)內(nèi)部溝通使用內(nèi)部自建的電話會(huì)議平臺，而對外的會(huì)議，利用電話會(huì)議運(yùn)營商全球的電話網(wǎng)絡(luò)資源，使用電話會(huì)議運(yùn)營平臺，方便客戶的接入。
同時(shí)電話會(huì)議運(yùn)營平臺由于其使用特點(diǎn)，成為企業(yè)自建電話會(huì)議平臺的補(bǔ)充。比如一家企業(yè)平時(shí)最多的會(huì)議參會(huì)人數(shù)是30人，日常參會(huì)多為20人左右，而每年要組織一次100人參加的會(huì)議，那么企業(yè)完全沒有必要按100人的購買建設(shè)自有電話會(huì)議平臺，只須按30人的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，這極大的降低了電話會(huì)議平臺的建設(shè)成本。而每年召開100個(gè)以上會(huì)議時(shí)使用運(yùn)營平臺臨時(shí)調(diào)配資源，這是最務(wù)實(shí)與是最有效的電話會(huì)議應(yīng)用模式。很多500強(qiáng)企業(yè)也正是這樣應(yīng)用他們的電話會(huì)議業(yè)務(wù)。
如何自建一套屬于自己的電話會(huì)議系統(tǒng)平臺呢？
自建電話會(huì)議系統(tǒng)平臺是一個(gè)系統(tǒng)工程，在充分了解需求和資源的情況下，可以確保選擇最合適的電話會(huì)議設(shè)備，并且以最快的速度完成部署。
評估公司的電話會(huì)議參會(huì)人數(shù)
評估一個(gè)公司使用電話會(huì)議的人數(shù)，以及可能出現(xiàn)的同一時(shí)間段使用電話會(huì)議的并發(fā)人數(shù)。最大并發(fā)的電話會(huì)議召開的頻率，以及最常見的電話會(huì)議溝通并發(fā)數(shù)。如上所述，我們選擇最常見的電話會(huì)議溝通并發(fā)數(shù)作為企業(yè)自建電話會(huì)議設(shè)備選型的參考。
評估公司現(xiàn)有通信資源
目前公司是否具備基于IP網(wǎng)絡(luò)的通信資源，公司現(xiàn)在是否使用AVAYA、思科、華為等語音交換系統(tǒng)。如果已經(jīng)有完備的語音通訊系統(tǒng)，部署自建電話會(huì)議系統(tǒng)將會(huì)極大的受益，讓內(nèi)部電話會(huì)議溝通成本大大降低。并可配合專業(yè)的基于VoIP的會(huì)議話機(jī)終端，實(shí)現(xiàn)0費(fèi)用的內(nèi)部電話會(huì)議通話。
評估企業(yè)電話線路接入資源
公司現(xiàn)在是否使用電話運(yùn)營商的中繼線路接入、數(shù)量以及費(fèi)用。評估多家運(yùn)營商線路報(bào)價(jià)和資費(fèi)政策。
評估企業(yè)是否有其它平臺整合需要
企業(yè)自建電話系統(tǒng)可以與企業(yè)的OA平臺、視頻會(huì)議等平臺進(jìn)行整合，可通過API開發(fā)將電話會(huì)議整合到企業(yè)自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)更符合企業(yè)需求的電話會(huì)議應(yīng)用。
