移動辦公的好處不言而喻，但是構建移動辦公的過程也有些繁瑣，不過一旦做到科學規(guī)劃、實施，整個過程也不過是“小菜一碟”。
加拿大的出口信貸機構：加拿大出口開發(fā)公司（EDC）的員工隊伍當中約有150名“孤兒員工”。這些員工包括經(jīng)常在加拿大國內和全世界出差的客戶經(jīng)理、財務顧問和會計師，他們的工作時間常常有一半以上是走訪客戶，為客戶安排融資、保險、債券和擔保書等事項。但是一旦他們走出這家信貸機構設在安大略省渥太華的總部，基本上與企業(yè)網(wǎng)絡斷開了，也無法獲取處理工作所必不可少的網(wǎng)絡資源。
公司的電信與桌面服務經(jīng)理Dave McNulty對上述情況進行了分析，發(fā)現(xiàn)對遠程連接和移動連接的依賴成了員工業(yè)務發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)。
于是，EDC決定為員工建立一個真正的移動辦公室，為他們提供軟硬件以及通過多個網(wǎng)絡接口實現(xiàn)的連接功能。這樣員工就可以在出差途中連接公司網(wǎng)絡、處理工作。到了客戶的公司，也可以訪問EDC內部網(wǎng)絡上的應用程序和數(shù)據(jù)。
EDC從2007年秋季開始對“移動辦公室”項目進行評估，部署的第一個階段從2008年3月17日開始，三個月后項目全部完工。如今，這家信貸機構的1100名員工中的四分之一（250人）成為了“移動員工”，許多人一半以上的工作時間都不在公司內，其中 165人配備了新的移動辦公室平臺。
EDC到底是如何在三個月內完成如此復雜的一個項目？McNulty表示，自己是按照五個步驟完成了全部過程。
第一步：建立一支跨學科小組負責項目。
McNulty從這家信貸機構的各個部門領域召來了多名技術專家，并授權這個特別小組負責實施移動辦公室項目。
這些成員大都彼此熟悉，之前已經(jīng)共事了很多年。他們各自都有自己精通的領域，包括IT基礎架構、數(shù)據(jù)庫服務、應用程序、用戶服務中心以及學習與開發(fā)部門。
他們做的第一件事情就是把會議室設為大本營。“在這個大本營，大家很快團結起來，合作也更加積極，”EDC的高級網(wǎng)絡分析師兼該小組技術負責人Craig Doyle說。“大家人大多數(shù)平時在后臺工作，而這個項目不一樣。這個大本營實際上也是我們成立的第一個移動辦公室，這讓大家干勁十足。”
跨學科小組很快繼續(xù)確定了應該借鑒那些獨立的移動應用，它們能各自解決移動辦公問題的不同方面，其中包括公司桌面電腦更新項目，支持遠程辦公人員的項目，甚至還有讓員工能夠遠程辦公的疾病大流行防備方案，以防多倫多出現(xiàn)2003年非典之類的疾病大流行。
第二步：知道自己想要實現(xiàn)什么樣的目標。
Doyle表示，衡量移動辦公室取得成功的一個主要標準就是，筆記本電腦用戶能夠像桌面電腦用戶那樣使用眾多的電腦功能，而不是成為企業(yè)網(wǎng)絡上的孤兒。同時，Doyle也看到，筆記本電腦要將成為企業(yè)的延伸部分，必須擁有必要的應用程序、連接功能、管理工具以及遠程控制和安全的網(wǎng)絡環(huán)境。
在McNulty看來，移動辦公室可不是簡單地依賴微軟的Outlook Web Access，通過瀏覽器來訪問電子郵件，而是要完全應用微軟Office Outlook 2007軟件。這樣用戶連接到公司時，就可以使用電子郵件、聯(lián)系人、日歷和日程任務等方面的全部功能和服務，甚至還有包括EDC公司自己的RSS新聞源。這樣即使斷開了網(wǎng)絡連接，用戶照樣可以辦公，照常處理下載的電子郵件。McNutlty表示，微軟的工程師還告訴自己，Office Outlook 2007還能夠在將來與微軟的Office通信服務器（Office Communications Server）進行集成，用于即時通訊、視頻會議和在線出席。
移動辦公室小組最終決定采用直接訪問，取代基于互聯(lián)網(wǎng)來訪問公司服務器上的文件和數(shù)據(jù)。因此最后EDC部署了思杰XenApp，讓EDC的移動員工可以直接處理企業(yè)網(wǎng)絡上的服務器和桌面應用程序。
第三步：弄清楚需要哪種無線連接模式。
移動辦公室小組根據(jù)用戶的具體情況，確定了一系列無線應用方案。有些用戶可能只有Wi-Fi功能，另一些用戶可能除了Wi-Fi功能，還有移動運營商提供的定制數(shù)據(jù)服務方案。
McNulty說：“我們分析了公司里面的每個工作崗位，了解了具體用戶的實際情況，從而確定了每個人移動計算的需求，。”
移動運營商為EDC提供了蜂窩網(wǎng)絡插卡和無線網(wǎng)卡，這些產(chǎn)品還與合作伙伴Trellia Networks公司提供的網(wǎng)絡登錄客戶端軟件捆綁在一起，以便管理各種筆記本電腦接入網(wǎng)絡的方式，并使之自動化，從而可以根據(jù)網(wǎng)絡條件自動選擇撥號連接、以太網(wǎng)連接、無線局域網(wǎng)連接或者還是3G蜂窩網(wǎng)絡連接。。
網(wǎng)絡登錄客戶端軟件軟件還與Aventail、Check Point、思科和北電等供應商提供的虛擬專用網(wǎng)（VPN）客戶軟件集成在了起來。Doyle說：“以前一個難題就是首先需要確認哪些網(wǎng)絡屬于EDC可以使用的，然后才能決定VPN客戶軟件要不要激活。而現(xiàn)在集成以后，大大簡化了這項工作，完全能夠自動選擇。”
借助策略管理器（Policy Manager）應用軟件，EDC的IT人員可以設置連接策略，移動客戶軟件（Mobility Client）會自動在筆記本電腦上執(zhí)行這些策略，不需要用戶來決策或操作，可以直接控制眾多硬件接口。比方說，如果用戶在EDC辦公室，策略管理器就會迫使筆記本電腦使用辦公室的無線局域網(wǎng)，禁止使用成本高得多的蜂窩網(wǎng)絡連接。用戶可以從總部的桌面擴展基座抽出筆記本電腦，改而連接至公司無線局域網(wǎng)，離開辦公樓后又改而連接至運營商的移動網(wǎng)絡連接，通過咖啡店的無線熱點則可以連接至VPN線路，然后在遠程辦事處重新連接至公司的無線局域網(wǎng)。這一切都是自動進行的，并且同時都可以啟用所有相應的防范措施。Doyle說：“我們的目標就是，這些決策無須客戶機用戶自己操心，一切就能夠自動無縫地實現(xiàn)。”
第四步：挑選適當?shù)目蛻舳塑浻布??！?
項目小組列出了作為參考選擇的七款筆記本電腦或平板電腦，然后讓公司內每一組用戶有機會測試一下每一款具體設備，之后他們要填寫一份給每款設備評分的書面評估。
EDC最后選定了一款惠普的筆記本產(chǎn)品，但是他們要求將操作系統(tǒng)從Windows Vista“降級”至Windows XP。“我們在使用XP方面有著豐富經(jīng)驗，而且XP非?？煽俊?rdquo; Doyle說。
由于當時還沒有內置的蜂窩模塊這種選件，于是EDC為筆記本選購了插入卡，此外每個用戶還有內置的GPS、加密的USB存儲棒以及“黑莓”智能電話或電子郵件收發(fā)設備。
筆記本電腦上還安裝了包括寶利通公司的PVX視頻會議軟件，這樣可以與另一個筆記本電腦用戶或辦公室的視頻會議室進行點對點視頻會議。EDC計劃將來支持即時通訊、統(tǒng)一消息發(fā)送軟件、通過筆記本電腦撥打VoIP電話的軟電話以及其他通信功能。
項目小組根據(jù)從用戶和技術支持人員提出的需求，還選出來了一系列軟件選擇標準。軟件要求與現(xiàn)有的基礎架構實現(xiàn)集成，還要符合EDC的戰(zhàn)略路線圖。此外項目小組與用戶們共同建立了一種類似的軟件測試環(huán)境，以獲得反饋意見、進行細微調整。
第五步：培訓用戶、規(guī)劃支持及進行評估。
EDC簡化部署工作的辦法是，請一組組用戶參與筆記本電腦方面的三小時培訓課，然后把筆記本電腦發(fā)放到用戶桌面上，桌面上配備了筆記本電腦擴展槽，以取代桌面電腦。培訓工作主要在渥太華通過集體培訓課來進行開展，EDC的公司培訓小組負責了這項工作。
McNulty表示，總的來說，培訓課效果良好。但來自用戶的反饋意見顯示，IT人員試圖把太多的信息加入到培訓課當中。 “在將來，我們會把培訓課的內容劃分得很細。公司打算其中一部分內容利用互聯(lián)網(wǎng)和視頻培訓來傳授，還打算增加真人上課的內容。”
談到如何讓技術支持人員參與移動辦公室的部署，Doyle說：“我們?yōu)樽约旱闹С秩藛T配備了同樣這些產(chǎn)品，那樣他們就與用戶有了一模一樣的設備和軟件，這點很關鍵。然后，支持小組可以為用戶提供可靠、迅速、有效的幫助，解決問題、解答疑難。”
項目完成后的一項調查顯示，幾乎所有人都聲稱使用新平臺后，工作能力和效率都有了提高。McNulty說：“對這些人來說這是一次重大轉變：從桌面電腦改用新硬件，有了視頻、可訪問網(wǎng)絡驅動器上的文件夾等功能。”
迄今為止這個項目讓EDC花去了大約100萬加元，McNulty估算，未來四年這個項目能為EDC增加的凈收入有望達到“七位數(shù)”。
